Jos sinulla on työssäsi toistuvia tehtäviä jotka vievät aikaa mutta eivät vaadi varsinaista ajattelua (sähköpostien lähettämistä, tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, muistutusten kirjoittamista), ne voidaan todennäköisesti automatisoida.

Prosessiautomaatio tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että nämä toistuvat manuaaliset työvaiheet siirretään järjestelmän hoidettavaksi. Ihminen tekee päätökset, järjestelmä hoitaa rutiinit.

Miksi automaatio kiinnostaa juuri nyt?

Monessa yrityksessä toistuva manuaalinen työ on niin arkipäiväistä, että sitä ei edes tunnisteta automatisoitavaksi. Se vain kuuluu työhön, tai niin on aina tehty. Juuri siksi ulkopuolinen silmäpari on arvokas: me näemme prosesseissasi mahdollisuuksia joita on vaikea havaita kun on liian lähellä omaa tekemistään.

Mihin automaatio sopii?

Automaatio sopii parhaiten tehtäviin joissa:

• Sama työvaihe toistuu säännöllisesti
• Työvaihe on selkeästi määritelty eikä vaadi luovaa ajattelua
• Tieto liikkuu järjestelmästä toiseen
• Virheiden riski on suuri manuaalisesti tehtynä

Mistä kannattaa aloittaa?

Mikä tehtävä ärsyttää minua eniten toistuvuutensa takia? Se on yleensä juuri se prosessi joka kannattaa automatisoida ensimmäisenä.

Tyypillisiä ensimmäisiä automaatioita ovat maksumuistutukset, uusien asiakkaiden perehdytys, kokousaineistojen koostaminen ja kuukausiraporttien lähetys.

Automaatio ei vaadi teknistä osaamista, riittää että tiedät mitä haluat automatisoida. Tekninen toteutus on meidän tehtävämme.

Automaation aloittaminen tuntuu usein hankalalta: mistä aloittaa, mikä prosessi sopii, onko se kannattavaa? Tässä artikkelissa käymme läpi viisi prosessia jotka tuovat nopeimmin konkreettisia tuloksia.

1. Maksumuistutukset

Maksumuistutusten lähettäminen manuaalisesti on aikaa vievää ja epäsäännöllistä. Automaatio tarkistaa avoimet maksut päivittäin ja lähettää muistutuksen automaattisesti oikeaan aikaan, personoituna oikealle henkilölle.

2. Uuden asiakkaan tai käyttäjän onboarding

Kun uusi asiakas tai käyttäjä lisätään järjestelmään, automaatio lähettää tervetuloviestin, ohjeet ja tarvittavat tiedot automaattisesti. Asiakaskokemus paranee ja manuaalinen työ vähenee.

3. Kokousaineiston koostaminen

Ennen kokousta tarvittavien tietojen kerääminen eri järjestelmistä on tyypillisesti useiden tuntien työ. Automaatio hakee tiedot suoraan järjestelmistä ja koostaa selkeän yhteenvedon vastuuhenkilölle sovittuna aikana.

4. Kuukausiraportti

Kuukausittainen raportti koostuu automaattisesti sovittuna päivänä ja lähtee suoraan päättäjille tai asiakkaille. Ei enää manuaalista tietojen keräämistä ja koostamista.

5. Sopimusten ja määräaikojen seuranta

Sopimusten uusiminen tai määräaikojen seuranta unohtuu helposti manuaalisessa prosessissa. Automaatio seuraa päiväyksiä ja lähettää muistutuksen hyvissä ajoin ennen määräaikaa.

Mistä aloittaa?

Valitse yksi näistä viidestä: se joka ärsyttää sinua eniten. Aloita siitä. Kun näet tulokset, laajennetaan.

Kun automaatio hoitaa toistuvat rutiinit, vapautuu aikaa. Mutta mitä sillä ajalla oikeasti tehdään? Se on kysymys jota harvoin pohditaan etukäteen, ja vastaus on usein yllättävä.

Aika on rajallinen resurssi

Jokaisella on saman verran tunteja päivässä. Mitä enemmän niistä kuluu rutiineihin (muistutusten lähettämiseen, tietojen siirtämiseen, raporttien koostamiseen), sitä vähemmän jää siihen työhön joka oikeasti vie eteenpäin.

Automaatio ei tee sinusta nopeampaa. Se poistaa esteet tieltäsi.

Mitä vapautunut aika mahdollistaa?

Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, aikaa vapautuu asioihin jotka vaativat aitoa läsnäoloa ja ajattelua:

• Asiakassuhteiden rakentaminen ja syventäminen
• Uusien asiakkaiden hankinta
• Palvelun kehittäminen
• Strateginen suunnittelu
• Tai yksinkertaisesti enemmän aikaa muulle elämälle

Kasvu alkaa kun rutiinit loppuvat

Monet yritykset jäävät kasvussa paikalleen, ei siksi että ideoita ei olisi, vaan siksi että päivät täyttyvät operatiivisesta rutiinityöstä. Automaatio on tapa katkaista tämä kierre.

Aloitetaan sieltä mistä eniten hyötyä irtoaa. Kun näet miten paljon aikaa vapautuu, on helppo päättää mitä seuraavaksi automatisoidaan.

Mistä aloittaa?

Paras lähtökohta on yksinkertainen kysymys: mikä toistuva tehtävä vie eniten aikaasi juuri nyt? Se on todennäköisesti juuri se prosessi joka kannattaa automatisoida ensimmäisenä.

Automaatio on investointi, ja kuten mikä tahansa investointi, se kannattaa laskea läpi ennen päätöstä. Hyvä uutinen on, että lasku on yksinkertaisempi kuin luulisi.

Kolme lukua jotka tarvitset

Laskeaksesi oman raja-arvosi tarvitset kolme asiaa:

• Kuinka monta tuntia prosessi vie kuukaudessa
• Mikä on tuntisi arvo (oma palkkasi tai se mitä sillä ajalla voisit tienata)
• Automaation kustannus, sekä käyttöönotto että kuukausimaksu

Miksi käyttöönotto maksaa enemmän kuin jatko

Automaation käyttöönotto vaatii aina yhden kertaluonteisen työn: järjestelmiisi tutustumisen ja ratkaisun rakentamisen alusta asti. Se on syy miksi ensimmäinen investointi on suurempi kuin seuraavat.

Kun kumppani tuntee järjestelmäsi kerran, seuraavan automaation lisääminen on nopeampaa ja edullisempaa kuin ensimmäinen.

Esimerkkilaskelma

Jos maksumuistutusten lähettäminen vie 5 tuntia kuukaudessa, ja tuntisi arvo on esimerkiksi 40 euroa, kyseessä on 200 euron arvoinen aika joka toistuu joka kuukausi. Jos automaation kuukausikustannus on tätä pienempi, laskennallinen hyöty syntyy heti ensimmäisestä kuukaudesta lähtien, käyttöönottomaksun jälkeen.

Mitä tästä kannattaa muistaa?

Laskelma ei ota huomioon virheiden vähenemistä, parempaa asiakaskokemusta tai sitä että vapautunut aika voidaan käyttää kasvuun eikä vain rutiiniin. Nämä tekevät automaatiosta usein kannattavamman kuin pelkkä tuntilasku näyttää.

Kun asiakastietoa alkaa liikkua järjestelmästä toiseen automaattisesti, moni yrittäjä kysyy heti: onko tämä vielä GDPR:n mukaista? Vastaus on kyllä, kunhan muutama perusasia on kunnossa.

Mitä GDPR oikeasti vaatii automaatiolta?

GDPR ei kiellä automaatiota. Se vaatii, että henkilötietoa käsitellään läpinäkyvästi ja vain tarpeelliseen tarkoitukseen, ja että tiedät koko ajan missä tieto liikkuu ja kuka siihen pääsee käsiksi.

• Automaatio käsittelee vain sitä tietoa mikä on tehtävän kannalta tarpeellista
• Tiedon kulkureitit järjestelmien välillä ovat tiedossa ja dokumentoitu
• Käytettävät palvelut täyttävät omat tietosuojavelvoitteensa
• Tiedolla on selkeä säilytysaika eikä se jää makaamaan ikuisesti

Kuka vastaa mistä?

Yrityksesi on aina rekisterinpitäjä omien asiakastietojensa osalta. Automaatiokumppani toimii käsittelijänä, ja tästä suhteesta sovitaan aina kirjallisesti, tietosuojaa koskevin ehdoin osana sopimusta.

Hyvä automaatiokumppani osaa kysyä tietosuoja-asiat valmiiksi eikä jätä niitä sinun selvitettäväksesi jälkikäteen.

Mitä kannattaa kysyä automaatiokumppanilta?

Ennen kuin aloitat, on hyvä varmistaa muutama asia:

• Missä tieto säilytetään ja kuinka kauan
• Mitkä ulkopuoliset palvelut ovat mukana tiedon käsittelyssä
• Miten pääsyä tietoon rajoitetaan
• Mitä tapahtuu jos jokin menee vikaan

Yhteenveto

Automaatio ja GDPR eivät ole vastakkain. Kun tiedon liike suunnitellaan alusta asti selkeästi ja vastuut sovitaan kirjallisesti, automaatio on usein turvallisempi vaihtoehto kuin manuaalinen työ, jossa tietoa siirretään käsin eri paikkoihin ilman systemaattista jälkeä.