Jos sinulla on työssäsi toistuvia tehtäviä jotka vievät aikaa mutta eivät vaadi varsinaista ajattelua — sähköpostien lähettämistä, tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, muistutusten kirjoittamista — ne voidaan todennäköisesti automatisoida.

Prosessiautomaatio tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että nämä toistuvat manuaaliset työvaiheet siirretään järjestelmän hoidettavaksi. Ihminen tekee päätökset, järjestelmä hoitaa rutiinit.

Miksi automaatio kiinnostaa juuri nyt?

Monessa yrityksessä toistuva manuaalinen työ on niin arkipäiväistä, että sitä ei edes tunnisteta automatisoitavaksi. Se vain kuuluu työhön — tai niin on aina tehty. Juuri siksi ulkopuolinen silmäpari on arvokas: me näemme prosesseissasi mahdollisuuksia joita on vaikea havaita kun on liian lähellä omaa tekemistään.

Mihin automaatio sopii?

Automaatio sopii parhaiten tehtäviin joissa:

• Sama työvaihe toistuu säännöllisesti
• Työvaihe on selkeästi määritelty — ei vaadi luovaa ajattelua
• Tieto liikkuu järjestelmästä toiseen
• Virheiden riski on suuri manuaalisesti tehtynä

Mistä kannattaa aloittaa?

Paras lähtökohta on kysyä itseltäsi: mikä tehtävä ärsyttää minua eniten toistuvuutensa takia? Se on yleensä juuri se prosessi joka kannattaa automatisoida ensimmäisenä.

Tyypillisiä ensimmäisiä automaatioita ovat maksumuistutukset, uusien asiakkaiden perehdytys, kokousaineistojen koostaminen ja kuukausiraporttien lähetys.

Automaatio ei vaadi teknistä osaamista — riittää että tiedät mitä haluat automatisoida. Tekninen toteutus on meidän tehtävämme.

Automaation aloittaminen tuntuu usein hankalalta — mistä aloittaa, mikä prosessi sopii, onko se kannattavaa? Tässä artikkelissa käymme läpi viisi prosessia jotka tuovat nopeimmin konkreettisia tuloksia.

1. Maksumuistutukset

Maksumuistutusten lähettäminen manuaalisesti on aikaa vievää ja epäsäännöllistä. Automaatio tarkistaa avoimet maksut päivittäin ja lähettää muistutuksen automaattisesti oikeaan aikaan — personoituna, oikealle henkilölle.

2. Uuden asiakkaan tai käyttäjän onboarding

Kun uusi asiakas tai käyttäjä lisätään järjestelmään, automaatio lähettää tervetuloviestin, ohjeet ja tarvittavat tiedot automaattisesti. Asiakaskokemus paranee ja manuaalinen työ vähenee.

3. Kokousaineiston koostaminen

Ennen kokousta tarvittavien tietojen kerääminen eri järjestelmistä on tyypillisesti useiden tuntien työ. Automaatio hakee tiedot suoraan järjestelmistä ja koostaa selkeän yhteenvedon vastuuhenkilölle sovittuna aikana.

4. Kuukausiraportti

Kuukausittainen raportti koostuu automaattisesti sovittuna päivänä ja lähtee suoraan päättäjille tai asiakkaille. Ei enää manuaalista tietojen keräämistä ja koostamista.

5. Sopimusten ja määräaikojen seuranta

Sopimusten uusiminen tai määräaikojen seuranta unohtuu helposti manuaalisessa prosessissa. Automaatio seuraa päiväyksiä ja lähettää muistutuksen hyvissä ajoin ennen määräaikaa.

Mistä aloittaa?

Valitse yksi näistä viidestä — se joka ärsyttää sinua eniten. Aloita siitä. Kun näet tulokset, laajennetaan.

Kun automaatio hoitaa toistuvat rutiinit, vapautuu aikaa. Mutta mitä sillä ajalla oikeasti tehdään? Se on kysymys jota harvoin pohditaan etukäteen — ja vastaus on usein yllättävä.

Aika on rajallinen resurssi

Jokaisella on saman verran tunteja päivässä. Mitä enemmän niistä kuluu rutiineihin — muistutusten lähettämiseen, tietojen siirtämiseen, raporttien koostamiseen — sitä vähemmän jää siihen työhön joka oikeasti vie eteenpäin.

Automaatio ei tee sinusta nopeampaa. Se poistaa esteet tieltäsi.

Mitä vapautunut aika mahdollistaa?

Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, aikaa vapautuu asioihin jotka vaativat aitoa läsnäoloa ja ajattelua:

• Asiakassuhteiden rakentaminen ja syventäminen
• Uusien asiakkaiden hankinta
• Palvelun kehittäminen
• Strateginen suunnittelu
• Tai yksinkertaisesti — enemmän aikaa muulle elämälle

Kasvu alkaa kun rutiinit loppuvat

Monet yritykset jäävät kasvussa paikalleen ei siksi että ideoita ei olisi — vaan siksi että päivät täyttyvät operatiivisesta rutiinityöstä. Automaatio on tapa katkaista tämä kierre.

Aloitetaan yhdestä prosessista. Kun näet miten paljon aikaa vapautuu, on helppo päättää mitä seuraavaksi automatisoidaan.

Mistä aloittaa?

Paras lähtökohta on yksinkertainen kysymys: mikä toistuva tehtävä vie eniten aikaasi juuri nyt? Se on todennäköisesti juuri se prosessi joka kannattaa automatisoida ensimmäisenä.